44. 现场启动过程(三:流程调整的影响)

4. 流程调整的影响

与这些现场流程紧密相关的,是现场的库区规划、工具使用、岗位设定、系统操作和单证管理。

一般来说,在流程调整之后,这几个方面或多或少都会受到影响。或者从另一个角度来说,我们可以认为这五个方面是现场流程的具体表现形式,我们在讨论流程优化的时候,这五个方面也是我们讨论的主要对象。


4.1  库区规划是容易理解的。

现场流程的调整对库区规划的影响可大可小,有可能是比较大的变动,比如调整出入库站台,也有可能是比较小的变动,比如增加一两组货架,设置一些暂存区等,甚至于使用一些专用的储存框,以存储高价值货物或者异常货物等。


4.2  现场工具的调整一般是在现场流程趋于稳定之后,除非是原来使用的工具确实存在问题,否则一般不在运作初期进行调整。

一方面是可能涉及的成本比较高,另一方面,现场团队也不容易在早期就抽出时间来关注更深层次的优化,而以保证流程运行的稳定和基本目标的实现为主。当然,一些小的操作工具,还是随现场人员的灵感来的,什么时候忽然想到了,尝试一下可以使用,说不定就开始使用了,这些小工具的使用比较灵活,但逐步累积,也会对现场流程产生比较大的影响。


4.3  岗位设定相对来说更容易进行调整,事实上也经常进行一些调整,尤其是在现场运作的早期。

岗位设定调整的主要原因有几个:

  1. 一个是因为岗位工作的分配本身存在一些问题。可能有些岗位的操作压力过大,有些岗位的操作压力太小,或者某个岗位的工作内容比较杂乱,不便协调处理,从而导致了操作上的困难。

  2. 其次是因为流程的调整使之前的岗位设定不再合理。可能有些工作在时间上产生了重叠,必须分配给不同的人去做,或者某些事情的操作在空间上相距比较远,由一个人操作就意味着不必要的反复行走,又或者出于流程顺畅的目的,必须使一些事情集中让一个人操作,避免交接的过程等。

  3. 再次也有可能存粹是出于团队人员在技能掌握和性格特征方面的原因,对一些岗位职责进行调整。


4.4  系统操作的调整,对一些现场来说比较困难,毕竟不在自己的掌握范围,况且系统本身是规范性要求比较高的。

但在确实有必要的时候,该调整还是要调整的,一个是因为提高现场操作质量或效率的收益远大于系统调整所需要的成本;其次是因为现场的调整需求,多半属于非常前端的内容,甚至只是界面的调整,或者增加一些便捷的操作方法,并不影响系统的实际逻辑和规范性要求。


4.5  现场的单证,大概可以分为两类,一类是交接性单证,一种是管理性单证,按照字面意思都很好理解。

一般来说,现场对交接性单证不太可能不重视,也会有比较周密的管理办法,毕竟涉及责任的划分和财务的复核。

而管理性单证则比较容易被忽视,这些管理性单证,一般是对现场资源进行管理,或对现场操作进行监控的过程痕迹,比如物料使用、安全检查、质量统计等,在没有这些单证的情况下,现场可能也在正常运作。

我们当然知道管理性单证是很有意义的,规范的管理可以避免临时的调度压力,控制异常风险,监控流程运作,发现问题时也有一些可追溯的线索,但尤其在早期的时候,这些事情是经常不能做到位的,因此会有一个逐步完善的过程。


单证的调整,一个是单证种类的增加或减少,一个是单证内容的调整。

我们的目标,是用最少的单证,最简便的操作,达到管理的基本目标。

有时候流程的调整甚至就是单纯的单证调整,增加一些之前没有关注到的信息,或者简化内容和填写方式。

事实上,某种程度上来说,越来越多、越来越统一的单证,往往意味着现场的管理越来越规范,越来越完善。只是我们要注意到这些单证的实际意义和实际操作过程,如果只是浪费现场操作资源的形式主义,上面的内容都是临时编写的,那就是自欺欺人,需要反思这个单证的合理性和操作便捷性了。


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